ویژگی های رهبران تحول آفرین:

ویژگی های رهبران تحول آفرین:

از زمان ظهور مفهوم رهبری تحول آفرین تا به حال، این مفهوم به طور گسترده‌ای توسط محققان و نویسندگان مختلف به عنوان یک سبک رهبری موثر و نفوذ گذار مورد بررسی قرار گرفته است،‌ به گونه‌ای که بخش اعظم تحقیقات صورت گرفته حکایت از علائم اثربخشی رهبری همانند: رضایت زیردستان، انگیزیش و کارآیی دارند. در پرتو تحقیقات مختلف صورت گرفته می‌توان ویژگی های رهبران تحول آفرین را به صورت زیر بیان کرد:

دانلود تحقیق و پایان نامه

۱- این رهبران جسور هستند. تحقق فعالیت هایی که موجب تغییر می‌گردند، گاهی اوقات تغییر دادن روشها و اندیشه هایی که به روال عادی در آمده است و توجه به رویدادهایی که مورد پسند نیستند اما مجادله و چالش در پی دارند، از جمله اقدامات رهبران تحول آفرین می‌باشند. رهبرانی که در چنین شرایطی موفق عمل می‌کنند، می‌توان گفت به اندازه‌ای جسارت دارند که در این شرایط سینه سپر کنند.

۲- اشخاصی هستند که در طول زندگی خود یاد گیرنده و عبرت پذیرند. رهبر تحول آفرین از افراد گروه و یا سازمانی که در آن قرار دارند خیلی متفاوت تر و در سطحی بالاتر می‌تواند بیاندیشد. آنها این خصوصیت را، از ویژگی های شخصیتی خود از قبیل یادگیری، بررسی، کاوش و تحقیق مداوم که گرایشاتی به بالندگی خویشتن دارند اخذ می‌کنند.

۳- این نوع رهبران خود را به عنوان عنصر تغییر[۱] تعریف می‌کنند، طبیعی است که این نوع رهبران انعکاس تأثیرات خویشتن به هر حیطه ممکن را از ویژگی های رفتاری مختلف پیروان گرفته تا ساختار سازمانی که در آن قرار دارند، به عنوان نوعی وظیفه مشاهده کنند.

۴- این رهبران قادرند، به خوبی از مهارت های ادراکی خود بهره گیرند، آنها با مشاهده سازمان به عنوان یک کل به هم پیوسته و با تقویت روابط بین سازمانی، موجب شکل گیری سازمانی واحد و یکپارچه می‌گردند و بر روی اشخاص درون سازمان توجه دارند تا آنها را به صورت سازگار با محیط و در جهت موفقیت سازمان هدایت کنند.

۵- رهبران تحول آفرین انسانها را باور می‌کنند. رهبران تحول آفرین به افراد در سطح فردی توجه داشته و آنها را باور می‌کنند و به آنان اعتماد دارند، این امر عاملی در جهت حل مسائل و کمک به تلاش های بالندگی این افراد است.

۶- این رهبران قدرتهای انطباقی[۲] و نهادینه کردن[۳] خود را بر روی پیروان در سطحی خیلی بالاتر می‌توانند عملی سازند. در این وضعیت، پیرو با حس کردن آرزوی ایجاد رابطه با رهبر وارد رابطه‌ای می‌شود که خود را مستقیماً بتواند ارضا کند (انطباق) و در عین حال در داخل محیطی مناسب با ارزشهای خود (نهادینه شدن) این رابطه را ادامه می‌دهد.

۷- اشخاصی هستند که می‌توانند دیدگاه مشخصی ایجاد نمایند. دیدگاه همچنانکه در انواع رهبری‌های دیگر هم است، یکی از عناصر خیلی مهم و ضروری برای تشکیل یکی از ابعاد فرایند رهبری است.

۸- از جانب ارزش‌ها جهت داده می‌شوند. ارزش ها و باورها، در میان عناصر تشکیل دهنده دیدگاه بنیادی‌ترین هستند. در نتیجه یکی از منابع فرایند تعیین دیدگاه، که یکی از ویژگی های اساسی فرایند رهبری است ارزشها خواهد بود.

۹- رهبران تحول آفرین به آسانی پس نمی‌زنند. این گونه رهبران دارای ماهیتی هستند که با وضعیتهای پیچیده شبهه برانگیز و مهم به خوبی کنار آمده و می‌توانند مجادله بکنند.

 

۲-۱-۳-۴- رویکردهای رهبری تحول آفرین

در این بخش تلاش می‌شود تا از میان تمامی نظریاتی که در زمینه‌ی رهبری تحول ‌آفرین ارائه گردیده است، پنج نظریه برجسته با توجه به ویژگی های هر یک مورد بررسی قرار گیرد.

 

۲-۱-۳-۴-۱- نظریه رهبری تحول آفرین برنز (۱۹۷۸)

از نظر برنز، رهبری تحول آفرین فرایندی است که در آن رهبران و پیروان همواره در تلاشند تا توان روحی و قوای انگیزشی یکدیگر را به سطوح بالاتری ارتقاء دهند. رهبر تحول آفرین همواره در تلاش است تا با شناسایی، تحریک، و فعال کردن مراتب بالاتری از سطوح نیازمندی و انگیزش پیروان، آنها را به سوی شکوفا ساختن و فعلیت بخشیدن حداکثر استعدادهای خویش سوق دهد و در ادامه، در مقابل مشاهده و دریافت بازخور مناسب از پیروان، رفتار و عملکرد خویش را نیز تعدیل کند. در فرایند رهبری تحول آفرین، چنین رابطه متقابل و رو به رشدی پیوسته بین رهبر و پیروان در جریان است. (سنجقی، ۱۳۸۰، ۲۹۳- ۲۹۱)

 

۲-۱-۳-۴-۲- نظریه رهبری تحول آفرین بنیس و نانوس[۴] (۱۹۸۵)

این دو دانشمند موفق شدند در پایان تحقیقی گسترده و میدانی، که طی آن عملکرد ۹۰ نفر از رهبران پویا و کارآمد سازمانی مورد مطالعه قرار گرفته بود، پنج رویکرد یا شگرد خاص را به مثابه وجوه مشترک کیفیت عمل این رهبران، که حاکی از رمز موفقیت آنان بوده است، شناسایی نمایند. در ذیل چکیده‌ای از هر یک از این وجوه مشترک ارائه می‌شود.

۱- تمامی رهبران مورد مطالعه، چشم انداز روشن و نوید بخشی را فرا روی سازمان های خویش نهاده و درصدد بوده اند تا انرژی جمعی اعضای سازمان را در جهت رسیدن به چشم انداز مورد نظر هماهنگ و هدایت کنند.

۲- رهبران مورد نظر موفق شده اند با پیش گرفتن جهت گیری مشخصی در روند حرکتی سازمان، هنجارها و ارزش های جدید را در قاطبه ی اعضای سازمانی حاکم گردانند و در راستای آن منابع انسانی سازمان را به منظور رسیدن به هویت جدید سازمانی بسیج کنند.

۳- رهبران تحول آفرین همواره در صدد بوده اند تا مراتب تعهد و دلسوزی اعضای سازمانی را در خصوص پیشبرد برنامه مورد نظر فزونی بخشند و اعتماد قلبی آنان را نسبت به موفقیت این برنامه ها جلب کنند.

۴- دانشمندان یاد شده ویژگی اعتماد سازی را در زمره رموز موفقیت رهبران تحول آفرین ذکر کرده و بر این نکته تأکید داشته اند که رهبران مورد مطالعه توانسته اند با برقراری حالت اعتماد عمومی در سطح سازمان به نوعی انسجام مطلوب سازمانی دست یابند.

۵- رهبران مورد مطالعه همواره کوشیده اند تا تصویر مثبت و خوشایندی را از قابلیت ها و توانمندی های خویش به نمایش گذارند و خود را از هر نظر وقف انجام دادن مأموریت ها و پیشبرد اهداف سازمانی جلوه دهند.این رهبران در عین حال، اهتمام بسیاری در زمینه ی فراگیری دانش جدید و توسعه ظرفیت های دانش اندوزی سازمان به کار بسته اند.

بنیس و نانوس در جمع بندی کلی از یافته های خود بر این نکته تأکید دارند که: عامل اصلی در رهبری، برخورداری از ظرفیتی است که بتواند معانی مطرح در روابط حاکم بر اعضای سازمانی را تحت تأثیر قرار دهد و سازماندهی کند (سنجقی، ۱۳۸۰، ۲۹۹- ۲۹۸)

 

۲-۱-۳-۴-۳- نظریه رهبری تحول آفرین تی چی و دیوانا[۵] (۱۹۹۰)

این دو دانشمند با تمرکز بخشیدن به تلاش های تحقیقاتی خود بر چگونگی تغییر و تحول در شاکله کلان سازمان ها، فرایند خاصی را شامل سه مرحله متمایز ارائه کرده و سعی داشته اند کارکرد رهبران تحول آفرین را در هر مرحله به تفکیک و به شرح زیر مشخص کنند:

۱- نمایان ساختن مراتب نیاز سازمان به تحول: در اینجا رهبران تحول آفرین به مثابه بانیان و مبتکران اصلی تغییر و تحول در صدد خواهند بود تا، با بر هم زدن خواب خویش اعضای سازمانی، تداوم وضعیت موجود را از هر نظر زیانبار و غیر قابل تحمل جلوه دهند و در عین حال، مراتب نیاز واقعی سازمان را به تغییر و تحول نمایان سازند.

۲- ایجاد چشم انداز:‌ کارکرد یک چشم انداز مطلوب را می‌توان به مثابه نقشه راهنمای مفهومی در نظر گرفت که هدایت گر حرکت سازمان به سمت هدف های آرمانی است. از نظر این دو دانشمند، ایجاد چشم انداز مطلوب را نمی توان تنها محصول کار فرد رهبر تلقی کرد، بلکه باید آن را به عنوان برایند نظریات گوناگون متخصصان درون سازمان به حساب آورد.

۳- نهادینه سازی تغییرات: در این مرحله رهبران تحول آفرین خواهند کوشید با گزینش و به خدمت گرفتن افراد و متخصصان جدیدی از خارج سازمان، تمامی زنجیره های مفقوده را تکمیل، و در غایت تحول، بافت انسانی جدیدی را بر عرصه فعالیت های سازمانی حاکم کنند. (سنجقی، ۱۳۸۰، ۳۰۱- ۲۹۹).

 

۲-۱-۳-۴-۴- نظریه رهبری تحول آفرین شرمرهورن[۶]

رهبری تحول آفرین، رهبری الهامی است که بر دیگران اثر می‌گذارد تا به عملکرد فوق العاده، غالباً در عرصه تغییرات سازمانی و در مقیاس وسیع دست یابند. رهبران تحول آفرین به پیروان کمک می‌کنند تا کارها را متفاوت و بسیار فراتر از آنچه که در آغاز تصور می‌کردند، مایل یا قادر به انجامش باشند.خصایص ویژه رهبران تحول آفرین از دیدگاه شرمرهورن عبارتند از:

۱- بصیرت: داشتن اندیشه های روشن و شم جهت یابی و انتقال آنها به دیگران و ایجاد اشتیاق به سختکوشی برای تحقق رویاهای مشترک.

۲- کاریزما(فرهمندی): ایجاد اشتیاق در دیگران، ایمان، وفاداری، افتخار و اعتماد به خودشان از طریق توجه به خود و توسل به عاطفه.

۳- استفاده از نماها: مشخص کردن قهرمانان، ارائه پاداشهای خاص و برگزاری مراسم برنامه ریزی شده برای تجلیل از دستاوردهای بالا.

۴- توانا سازی: کمک به دیگران برای رشد و انجام وظایف، رفع موانع عملکرد، سهیم کردن در مسئولیت ها و واگذاری کارهای واقعاً چالش انگیز.

۵- تحریک ذهنی: به وجود آوردن درگیری ذهنی و عاطفی با ایجاد آگاهی از مسایل و برانگیختن قوه تخیل دیگران برای ارائه راه حل های مطلوب.

۶- پایبندی به اصول: درستکاری و قابل اعتماد بودن، عمل کردن به صورت یکدست بر اساس اعتقادات خویش و بالاتر از همه، ایفای تعهدات با پیگیری کامل (شرمرهورن،‌ ۱۳۸۱، ۲۱۹- ۲۱۸)

۲ - Change agent

۲-Identification

۳-Internalization

۱- Bennis & Nsnus

پژوهش – نظریه رهبری تحول آفرین باس (۱۹۹۹- ۱۹۸۵)

نظریه رهبری تحول آفرین باس (۱۹۹۹- ۱۹۸۵)

باس با استناد به یافته های برنز، مفهوم توسعه یافته تری از رهبری تحول آفرین را ارائه کرد. باس بر این نظر بود که رهبران تحول آفرین از توجه به نیازهای موجود و پیش پا افتاده پیروان پا فراتر می‌نهند و همواره سعی می‌کنند تا با نفوذ به عمق باور افراد، ساختار سلسله مراتب نیازهای پیروان را به گونه‌ای دستخوش دگرگونی و تحول قرار دهند که به هر چه فعال تر شدن نیازهای برتر بینجامد و موجبات تکاپو و درخشش عملکرد آنان را فراهم سازد. باس در تألیفات بعدی خود جوهره مفهومی رهبری تحول آفرین را چنین توصیف می‌کند: «رهبری تحول آفرین به عملکرد رهبری اطلاق می‌شود که در صدد است از طریق نفوذ آرمانی، الهام بخشی، تحریک فرهیختگی و حمایت های توسعه گرا پیروان را در مداری فراتر از منافع زود گذر شخصی به حرکت وا دارد.»

در این راستا، دو عامل نفوذ آرمانی و الهام بخشی زمانی فرصت ظهور خواهند یافت که رهبر بتواند چشم انداز نوید بخشی از آینده ترسیم کند، روش رسیدن به این چشم انداز آرمانی را مشخص کند، الگوی هدایت گری را به دیگران ارائه دهد، استانداردهای بالایی را برای دیگران تعریف کند و سرانجام عزم جزم و اطمینان راسخ خود را به نمایش گذارد.

تحریک فرهیختگی پیروان زمانی حاصل می‌شود که رهبر، آنان را برای رسیدن با ابتکار عمل ها و خلاقیت های سازنده یاری دهد. حمایت توسعه گرا زمانی به منصه ظهور می‌رسد که رهبر توجه کافی به مراتب نیاز پیروان به منظور دستیابی به رشد بیشتر مبذول دارد و از هیچ گونه راهنمایی و حمایت در این خصوص دریغ نورزد. براین اساس، رهبر تکالیفی را بر عهده می گذارد که از جهات گوناگون متضمن رشد آنها باشد. وی با صراحت به این نکته تاکید دارد که نفوذ آرمانی یک جزء لازم از رهبری تحول آفرین است، اما به تنهایی فرایند رهبری تحول آفرین را شامل نمی شود. از نظر وی مراتب تحول آفرینی را می توان بر حسب تأثیری که هر رهبر بر پیروان بر جا می نهد مورد اندازه گیری قرار داد.

در یک جمع بندی کلی، بس نظریه رهبری تحول آفرین را بر اساس چهار بنیان یا عمل کلی بنا می نهد که در ادامه تحت عنوان شاخص های رهبری تحول آفرین مورد بررسی قرار می گیرند.(سنجقی، ۱۳۸۰، ۲۹۵-۲۹۳)

 

۲-۱-۳-۵- شاخص های رهبری تحول آفرین از دیدگاه بس

از دیدگاه بس شاخص های رهبری تحول آفرین عبارتند از: نفوذ آرمانی[۱]، تحریک فرهیختگی[۲]، انگیزش الهام بخش[۳]، ملاحضات فردی[۴] که در ادامه به شرح تفصیلی هر کدام پرداخته می شود.

 

۲-۱-۳-۵-۱- نفوذ آرمانی

عامل اول کاریزما یا نفوذ آرمانی نامیده می شود و رهبرانی را شرح می دهد که به عنوان مدل هایی قوی برای پیروان عمل می کنند. پیروان توسط این رهبران شناخته می شوند و می خواهند با آنها رقابت کنند. این رهبران معمولاً استانداردهای رفتار اخلاقی و معنوی بالایی دارند و کارهای درست انجام می دهند. آنها عمیقاً مورد احترام پیروان هستند و قابل اعتماد می باشند. آنها به پیروان بینش و حس رسالت می دهند. در اصل، عامل کاریزما افرادی را توصیف می کند که خاص هستند و دیگران را ترغیب به پیروی از چشم اندازهایشان می کنند (Northouse,2001,137-138). چنانچه رهبری تحول آفرین باشد، کاریزما یا نفوذ آرمانی آن بینش ساز و مطمئن بوده و استانداردهای بالایی را برای رقابت ایجاد می کند (Bass & Steidlmeier,1999,178).

نفوذ آرمانی شامل ویژگی های آرمانی و رفتار آرمانی است:

الف) ویژگی های آرمانی[۵]

شامل :

  • القای افتخار و غرور به اعضا برای همکاری و مشارکت با رهبر
  • صرف نظر کردن از تمایلات فردی به خاطر گروه
  • عمل کردن به شیوه هایی که باعث ایجاد احترام دیگران شود
  • نشان دادن احساس قدرت و شایستگی
  • فدا کردن منافع شخصی به خاطر منافع دیگران
  • دادن اطمینان به دیگران مبنی بر این که موانع مرتفع خواهد شد

ب) رفتارهای آرمانی [۶]

شامل:

  • صحبت کردن درباره مهم ترین ارزش ها و اعتقاداتشان
  • تصریح اهمیت داشتن یک احساس قوی نسبت به هدف
  • توجه به نتایج معنوی و اخلاقی تصمیمات
  • حمایت از امکانات هیجان انگیز نوین
  • گفتگو درباره اهمیت اعتماد نسبت به یکدیگر (موغلی۱۳۸۱،۶۸)

 

۲-۱-۳-۵-۲- تحریک فرهیختگی

تحریک فرهیختگی رهبری تحول آفرین ترکیبی از گشودگی نسبت به مساله، فرایندهای ارزیابی موقعیت، فرمول بندی بینش ها و الگوهای اجرایی می باشد. چنین گشودگی ای بعد روحانی و برتر دارد و به پیروان جهت زیر سئوال بردن مفروضات و تولید راه حل های خلاق تری برای مسائل کمک می کند. این پویایی قیدهای فرهنگ سازمان و رهبری را که مسائل اساسی مانند رعایت حال دیگران را نادیده می گیرند می شکند (Bass & Steidlmeier,1999,188). رهبران تحول آفرین از تحریک فرهیختگی جهت به چالش در آوردن افکار و تصورات و خلاقیت پیروان و شناخت ارزش ها و باورهایشان استفاده می کنند. این امر مستلزم آن است که رهبران پیروان را در جهت آزمایش دوباره روش های سنتی حل مسائل سوق دهند در حالی که آن ها را به تلاش جهت رویکردهای جدید و خلاق برای انجام کارها تشویق می نمایند (Koh & Bhatia,2004,954). اشتباهات پیروان مورد انتقاد قرار نمی گیرد و خلاقیت به طور آزادانه ای تشویق می شود. رهبران پیروان را در جهت تلاش برای ارائه ایده های جدید تشویق می کنند اما بر عقلانیت نیز تاکید دارند (Stone,2004,351).

رهبران تحول آفرین مسؤولیت و اقتدار را به پیروان تفویض می کنند. بنابراین، پیروان را جهت به تحقق رساندن اهداف سازمانی به طور نسبتاً مستقل توانمند می سازند. وضع موجود زیر سئوال می رود و روش های نو و جدید برای توسعه سازمان و به تحقق رساندن رسالت ها بیان می گردند. کسانی که ارزش های سنتی کمتری دارند احتمالاً نسبت به تحریک فرهیختگی رهبران تحول آفرین گشوده ترند.  این گشودگی اطمینان می دهد که آن ها راه های جدید تفکر را به عنوان چیزی که به اثربخشی رهبری کمک می کند می بینند. از آن جا که فاصله میان رهبران و پیروان در جوامع سنتی نسبتاً زیاد است، پیروان انتظار دارند به آن ها گفته شود که چه کاری انجام دهند. بنابراین، طرفداران تحریک فرهیختگ ، ممکن است برای پیروانی که ارزش های سنتی دارند و می خواهند به آن ها گفته شود که چه بکنند ناراحتی ایجاد کند، علاوه برآن، طرفداران تحریک فرهیختگی و نوآوری، ممکن است برای مدیران سنتی که این امر را به عنوان خطری در سر راه اقتدارشان حس می کنند

ناراحتی ایجاد کند (Spreitzer,2005,213).

به طور کلی، این عامل شامل:

  • بررسی مجدد مفروضات اساسی و مورد سوال قرار دادن آن ها؛
  • جستجوی چشم اندازهای مختلف به هنگام حل مسأله ؛
  • وادار کردن دیگران به نگریستن به مسائل از زوایای مختلف؛
  • پیشنهاد شیوه های جدید نگریستن به چگونگی انجام و تکمیل وظایف ؛
  • تشویق تفکر غیر سنتی برای پرداختن به مسائل سنتی؛ (موغلی،۱۳۸۱، ۷۱)

[۱] -Idealized influence

[۲] -Intellectual stimulation

[۳] -Inspirational motivation

[۴] -Individual consideration

جدول انواع کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری و بهره وری:

Efficiency بهره وری

یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه ۱۹۷۰ انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله  منتهی به اواخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً۹۰% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری ۴% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی  از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دوره  ده ساله کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ در صد به ۳۰ الی ۴۰ در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام  شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات  ماشین آلات بکار رفته است . در حدود ۱۰ برابر سرمایه  گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .

تحقیق - متن کامل - پایان نامه

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :

۱- اندازه گیری بهره  در محیط اداری و مقایسه آن با ساخته های محیط صنعتی کار مشکلی است .

۲- ممکن است رابطه بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وری پایین شود .

۳- میزان بهره وری در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده  بوده است . ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روش های انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد . در صورتی که با مکانیزه کردن  امور  واقعاً بهره وری افزایش یابد ، تاثیر آن بر سازمان به شرح زیر خواهد بود :

۱- استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل

۲- استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .

۳- افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر .

۴- افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .

۵- اثر بخشی بیشتر با بهره گرفتن از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

۲ – ۳۱   نکات برجسته درباره اتوماسیون ۱  و بهسازی روش های کار

اگر کامپیوتر نمی بود ، سخنی درباره ساختن مدلهای ریاضی، تحقق در عملیات ۲  یا علم مدیریت ۳ شنیده نمی شد . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت ، غیر اقتصادی از آب در می آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است.

عکس مرتبط با اقتصاد

باز خود ۴:

در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی۵ در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی را می توان به عملکرد مورد انتظار ۶  مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی به « باز خور » مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، برای مدیریت مطلوب ، ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادی می کند .

ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و برای اصلاح لازم ، سوپاپ را باز می کند یا می بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش ۷ حایز اهمیت است .

 

 

 

خودکارسازی

جایی که در یک سازمان مواد با دست جابجا نمی شوند، چنین حالتی خودکار (یا اتوماسیون) نامیده می شود. خودکار کردن دستگاه ها به علت افزایش استفاده از وسایلی حساس برای تعیین و انتقال اطلاعات مربوط به وزن ، حجم ، ابعاد ، عمق شکافها ، وضعیت جای گیری ، کشش انبساطی ، درجه حرارت ، فشار ، میزان روانی (یا جاری بودن)، تعداد واحد ها و ویژگیهای شیمیایی گوناگون امکان پذیر است.

اتوماسیون عملاً عبارتست از تولید مستمر با فرایندهای مجزا ولی به هم پیوسته به گونه ای که تمام اجزا در سلسله ای قرار می گیرند که به صورت خودکار (برقی یا مکانیکی) با هم پیوستگی کامل دارند. در مواردی که عملکرد خودکار وجود نداشته باشد، اتوماسیون هم وجود ندارد.

کنترلی اتوماتیک عبارتست از به  کار بردن وسایل حساس مکانیکلی یا الکتریکی که عملیات ماشینی و محصول آن را در مقایسه با معیارهای از پیش تعیین شده کنترلی می کند . در پرداختن به مواد رادیواکتیو، اتوماسیون ضروری است ، زیرا عاملی ایمنی حایز اهمیت است. در عملیات هواپیما و موشکها از کنترل اتوماتیک باید استفاده شود، زیرا فضای کار محدود است و اقدام سریع نیاز دارد که خارج از ظرفیت انسان است (پارکینسون، و رستوم جی، ص ۱۴۴).

۲ – ۳۲   اتوماسیون و تصمیمات مدیریت

مشاهده شخصی یک مدیر لزوماً باید نمونه کوچکی از کلی فعالیت او را تشکیلی دهد. بنابراین ، وقتی که وی براساس مشاهدات شخصی، اقدام اصلاحی به عمل می آورد ، باید به دلایل ذیل دقت کافی داشته باشد.

اولاً، به سبب اینکه اقدام اصلاحی ممکن است لازم نباشد، ثانیاً وقتی که لازم هم باشد، ممکن است نتواند دست به اقدام اصلاحی بزند، زیرا هنگام مشاهده ممکن است واقعه ای رخ نداده باشد. این جاست که اتوماسیون می تواند فوق العاده سودمند واقع شود. اتوماسیون به مدیر، یک تصویر کلی خوب ارائه می دهد و بنابراین او را در تصمیم گیری یاری می کند (در مقایسه با وقتی که بر مبنای مشاهده شخصی تصمیم می گیرد).

روند کنونی این است که فعالیت های ثانوی تولید مانند جمع آوری قراضه ها و دم قیچی ها، بازرسی ، شمارش، روغن کاری و قسمتهائی از فعالیت های مربوط به کنترل ابزار، مکانیزه شود. همچنین، مکانیزه کردن تا حدود زیاد در فعالیتهایی نظیر طراحی مهندسی، کنترلی موجودی ، استفاده از ماشینهای پنجاه ساله در بارگیری سیستم های دریافت سفارش و آزمایش به کار برده می شود. (پارکینسون و رستوم جی، ص ۱۴۵).

۲ – ۳۳  ضرورت تفکر برای آینده

خط تولید ماشینهای اتوماتیک در تولید محصولاتی که به همان منظور طراحی شده، بازدهی بالائی دارد، اما نمی تواند چیز دیگری تولید کند. اما نمی تواند چیز دیگر تولید کند. بنابراین ، با اتوماسیون، مدیریت نمی تواند در مورد تولید یا طراحی سیستم های تولیدی، روشی آسان گیر و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair داشته باشد.

اتوماسیون فقط می تواند بعد از اینکه یک موسسه در مورد تولید یک محصول خاص تصمیم گرفت و تعهد کرد به کار گرفته شود. قبل از اینکه هر نوع اتوماسیونی که (البته بسیار گران قیمت است) به کار افتد، همه چیز باید روشن و  مشخص شود. بدین سبب ، با بکارگیری اتوماسیون ، مدیریت باید قبلاً در این باره بیندیشد و تا آنجا که ممکن است در تشخیص نیاز برای تغییر، حساسیت به خرج دهد. تغییر اتوماسیون بسیار پرهزینه است، اما بعضی اوقات این کار لازم است. و نمی توان با خوش خیالی چنین پنداشت که در آینده کارها خود به خود درست خواهد شد. تصمیم گیری درخصوص از رده خارج کردن یا تغییر کارخانه اتوماسیون بایستی بسیار سنجیده باشد.

اتوماسیون با ویژگیهای حرکت و آزمایش خودکار (غیر یدی) که دارد و یکپارچگی کاملی که در چارچوب فیزیکی کارخانه پدید می آورد، مدیریت را با معارضه ای (چالشی) سخت روبرو می کند. مدیریت نه تنها بایستی به فکر آینده باشد، بلکه باید تمام وجوه و جنبه های یک سازمان را به صورت یکپارچه درآورد تا اتوماسیون به نحو موثر به کار برده شود (همان منبع، ص ۱۴۶)

 

۲ – ۳۴   بهبود کار و اتوماسیون

برای بهبود کار، دامنه وسیعی وجود دارد. این نکته ای است که باید برای همه کس جاذبه داشته باشد، زیرا هدف، حداکثر صرفه جوئی در تلاش برای به دست آمدن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است.

قدمهای اساسی برای بهبود کار عبارتند از :

آیا می توان قسمتی از عناصر کار را با اطمینان خاطر حذف کرد ؟

آیا می توان بعضی از قسمتهای عملیات را تلفیق کرد ؟

آیا با تغییر توالی مراحل کار می توان عملیات را ساده تر کرد ؟

آیا محل استقرار ابزارها و مواد در فرایند تولید را می توان مجدداً سازماندهی کرد، به طوری که افراد وقت کمتری روی اینها صرف کنند ؟

برای اینکه یک شغل مکانیزه شود، تصمیم گیری درخصوص سرمایه گذاری لازم است. چنانچه فعالیتی مکرر یا پرهزینه نباشد، مکانیزه کردن آن سودی ندارد. بررسیها نشان داده است که جابجایی مواد بین ۱۰ تا ۹۰ درصد کل هزینه نیروی کار کارخانه را تشکیل می دهد.

ابزارهای مکانیکی کار یدی در مورد جابه جائی مواد، مفید است. اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگهداری بالا را کاهش می دهد. به عنوان مثال، وسائل ساده ای را می توان با بهره گرفتن از مایعات و نیروی جاذبه، طراحی کرد.

قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنابراین نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.

غالباً اتفاق افتاده است که کار مفصل مقدماتی پیش از مکانیزه کردن، خود به آنچنان بهبودی در کار منجر شده است که سرمایه گذاری اضافی در مکانیزه کردن، دیگر ضروری نبوده است. زیرا توجیه قابل قبولی نداشته است.

معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است، برای همه فعالیتها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی برمبنای میانگین های گذشته ، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی موثر آنهایی هستند که به ما می گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عناصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.

هیچ کاری نیست که آن را نتوان برحسب سنجش زمان بررسی کرد ، اما زمان سنجی، خود مستلزم صرف وقت زیاد و باارزشی است. صدها مرحله از کار وجود دارد که در میان بیشتر بنگاه های بزرگ مشترک است. چنانچه زمان این مراحل کار ثبت شود و در اختیار همه تولیدکنندگان قرار گیرد، می توان در وقت و هزینه برای تعیین استانداردها، صرفه جوئی بسیاری کرد. این کاری است که اینک به گونه فزآینده ای صورت می گیرد (همان منبع، ص ۱۴۸-۱۴۷).

ابزارهای مکانیکی کار یدی در مورد جابجائی مواد، مفید است، اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگاهداری بالا را کاهش می دهد. به عنوان مثال، وسایل ساده را می توان با بهره گرفتن از مایعات و نیروی جاذبه، طراحی کرد. قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنابراین نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.

غالباً اتفاق افتاده است که کار مفصل مقدماتی پیش از مکانیزه کردن، خود به آنچنان بهبودی در کار منجر شده است که سرمایه گذاری اضافی در مکانیزه کردن، دیگر ضروری نبوده است. زیرا توجیه قابل قبولی نداشته است.

معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است. برای همه فعالیتها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی بر مبنای میانگینهای گذشته، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی موثر آنهایی هستند که به ما می گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عاصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.

هیچ کاری نیست که آن را نتوان برحسب زمان بررسی کرد، اما زمان سنجی، خود مستلزم صرف وقت زیاد و با ارزشی است. صدها مرحله از کار وجود دارد که در میان بیشتر بنگاه های بزرگ مشترک است. چنانچه زمان این مراحل کار ثبت شود و در اختیار همه تولیدکنندگان قرار گیرد، می توان در وقت و هزینه برای تعیین استانداردها، صرفه جوئی بسیار کرد. این کاری است که اینک به گونه فزآینده ای صورت می گیرد (همان منبع، ص ۱۴۸-۱۴۷).

 

۲ – ۳۵   تحقق دولت الکترونیک در ایران

شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه مورخه ۱۵/۴/۱۳۸۱ بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه، به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخشهای مختلف اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی از طریق  اتوماسیون  فعالیتها، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمات به مردم، با حداکثر نظم و دقت و افزایش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات ضروری ، همچنین کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و اثربخشی در بخشهای مختلف ، ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات بین دستگاه های اجرایی و در راستای تحقق دولت الکترونیکی تصویب نمود.

 تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی

۲ – ۳۶   اتوماسیون  فعالیتهای اختصاصی

ماده ۱ . به منظور استقرار سیستم های مکانیزه در زمینه فعالیتهای اختصاصی دستگاه های اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ، از طریق کمسیون  اتوماسیون  اداری، حداکثر تا پایان مرداد ماه   ۸۱ ، ده فرایند اختصاصی دستگاه های اجرایی را از نظر حجم فعالیتها، گستره ی جغرافیایی، جامعه ای تحت پوشش، میزان ارتباط و ارائه خدمات به مردم احصاء نموده و به دستگاه های اجرایی ذیربط اعلام خواهد نمود تا نسبت به بازبینی، اصلاح، مهندسی مجدد فرآیندها و مکانیزه نمودن مراحل آن ظرف مدتی که توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تعیین خواهد شد اقدام نمایند. در سالهای بعد نیز حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه هر سال ده فرایند اختصاصی دستگاه های اجرایی احصاء و جهت انجام اقدامات مذکور به دستگاه های ذیربط ابلاغ خواهد شد.

ماده ۲ . دستگاه های مذکور مکلفند حداکثر تا پایان سال ۸۱ نسبت به استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال آن به شبکه جهانی اطلاع رسانی (اینترنت) اقدام نمایند و آدرس اینترنتی شبکه را در سربرگ نامه های خود درج نمایند.

ماده ۳ . دستگاه های اجرایی مکلفند جهت تسهیل اطلاع رسانی به مردم، نحوه ارائه خدمات خود اعم از مراحل انجام کار، فرمهای مورد نیاز، زمان مراجعه، آدرس ساختمانهای مورد مراجعه را در شبکه اطلاع رسانی خود قرار دهند و حتی الامکان بخشی یا کل انجام خدمات را از طریق شبکه اطلاع رسانی ارائه نمایند.

ماده ۴ . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مکلف است نسبت به راه اندازی جایگاه اینترنتی (پورتال) به نام «مردم» به منظور دستیابی آسان و سریع عموم مردم به اطلاعات و خدمات دستگاه های اجرایی تا پایان سال ۸۲ اقدام نماید.

۲ – ۳۷   اتوماسیون فعالیتهای عمومی

ماده ۵ . به منظور ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم های مکانیزه در فرآیندهای عمومی دستگاه های اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در زمینه های امور پرسنلی، بودجه، عمرانی و وزارت امور اقتصاد و دارایی در زمینه های امور مالی و پشتیبانی مکلفند فرمتها و استانداردها و ویژگیهای مورد انتظار سیستم های مذکور اعم از گزارشهای خروجی، نحوه ارتباط با سایر سیستم ها، نحوه ارتباط با سایر سیستم ها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته با سایر سیستم ها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع رسانی حداکثر تا پایان نیمه اول سال ۸۲ به دستگاه های اجرایی ابلاغ نمایند.

تبصره ۱ . دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به انطباق سیستم های در حال اجرای خود با ضوابط مذکور این ماده حداکثر ظرف ۴ ماه از تاریخ ابلاغ ضوابط، اقدامات لازم را به عمل آورند و دستگاه های اجرایی که فاقد سیستم های کامپیوتری در زمینه های ابلاغ شده می باشند، مکلفند حداکثر ظرف مدت یک سال نسبت به مکانیزه نمودن سیستم های مذکور براساس ضوابط مورد انتظار اقدام نمایند.

ماده ۶ . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصاد و دارایی مکلفند حسب مورد نسبت به تهیه و به هنگام رسانی نرم افزارهای عمومی یا انتخاب نرم افزار بهینه از بین سیستم های مورد عمل در دستگاه های اجرایی اقدام نموده و نرم افزار های مذکور را به عنوان نرم افزار هماهنگ و استاندارد به دستگاه های اجرایی پیشنهاد نمایند .

ماده ۷ دستگاه های اجرایی مکلفند حداکثر از ابتدای سال ۸۲ اطلاعات مورد در خواست سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور وزارت امور اقتصاد و دارایی را نظیر رو نوشت احکام کار گزینی موضوع ماده ۲۹ قانون استخدام کشوری ، اطلاعات مربوط به بودجه ، تخصیص اعتبارات ، حسابداری را بر اساس مقررات مربوط از طریق رسانه های کامپیوتری  اعم از شبکه اطلاعاتی ، لوح فشرده یا دیسکت به دستگاه های مذکور ارسال نمایند .( صرافی زاده ، ص ۱۹۱ :۱۳۸۳ )

۵۰-۲ مزایای دولت الکترونیکی

* ارائه بهتر خدمات دولتی به شهروندان

* تعامل بهتر با شهروندان و بخش های بازرگانی و صنعتی

* افزایش توان از طریق دسترسی به اطلاعات

*ارائه خدمات به مردم ، در هر زمان و در هر مکان

* تسهیلات و سرعت بیشتر

سايت مقالات فارسی – سیستم گزارشات مدیریت

سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد .

سیستم های گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستم های پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص ۵۷ : ۱۳۸۳)

سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستم های اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار  مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستم ها در بتدای سالهای دهه ۷۰ به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می توان به گروه های زیر تقسیم کرد :

گزارشات برنامه ای

گزارشاتی که ساختار آنها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.

گزارشات در خواستی

با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آنها باشد . امروزه مدیران می توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .

 

گزارشات استثنایی ( خاص)

گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت  آن مستلزم بروز شرایط خاص می باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیاید . لذا سطح مورد نظر  به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را در درون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می دهد . این گزارش می تواند  پیامهای خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .

گزارشات تفصیلی

از طریق این گزارشات می توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می توانند این نیاز های اطلاعاتی را پاسخگو باشند .

 

 

گزارشات شخص

انواع گزارشات سیستم را می توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلاً بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .

ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد

این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستم های پردازشی تعاملی سازمان هستند .

گزارشات سیستم تامین اطلاعات  ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص ۵۸-۵۹: ۱۳۸۳)

۲ – ۲۰  نقش فناوری اطلاعات در سازمان

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرایند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص ۳۰ : ۸۳)

فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

  • توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .
  • کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
  • بهبود عملیات سازمان
  • توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .
  • بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
  • بهبود تصمیم گیری
  • ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
  • بهبود خدمات مشتریان
  • ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
  • کاهش زمان فرایند کار
  • پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
  • بهبود رقابت
  • بهبود و طراحی مجدد فرایند های کار
  • سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص ۳۵ : ۱۳۸۳)

۲ – ۲۱   ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات

در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان  دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۸۳ )

۲ – ۲۲   طبقه بندی سیستم های ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

سیستم های پردازش تعامل

از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.

سیستم های گزارشات مدیریت

از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .

سیستم کارکنان دانش

این سیستم ها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری

فرایند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .

سیستم های اتوماسیون اداری

از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .

سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)

به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

سیستم های خبره

به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

 

سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی

این سیستم ها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، ۸۳)

۲ – ۲۳   اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز        می سازد و ارتباطات  اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (۱۹۹۸)، RAYMOND )  سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE  INFORMATION (SYSTEM  ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم       می کند. ( ۱۹۹۲ ، ZWASS ))

 

۲ – ۲۴   مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .

مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

۲-۳۵-۲  مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش       می یابد ؛

Job Satisfaction - رضایت شغلی

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها .

معایب سیستم اتوماسیون اداری

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

 تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :

از دیدگاه های متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

۱- در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی  نوری .

۲- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشورهای بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها (میکروگراف)

۳- در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری. ( صرفی زاده ، ص ۲۴۱:۱۳۸۰)

۲ – ۲۵   ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

Efficiency بهره وری

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب      می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

۲ – ۲۶  بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار۱ وجود دارد که  افراد         می توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش ، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ،     می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این  سیستم می تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد . حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۸۰ )

مجموعه نرم ا فزارهای اتوماسیون

یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :

    • واژه پردازها
    • برنامه های صفحه گسترده
    • برنامه های پایگاه اطلاعاتی
    • برنامه های انتشار دسکتاپ
    • برنامه های مدیریت پروژه
    • برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
    • برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
    • برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
    • جستجوگرهای وب
    • برنامه های انتشار دهنده اینترنتی

  • برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
  • برنامه های مدیریت سیستم مالی
  • برنامه های نگهداری ا طلاعات پرسنلی ( ۲۰۰۱، green )

۲ – ۲۸  دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟

اتوماسیون عبارت است از : »«تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک

۲- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته  می شود »

 

اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :

اتوماسیون کارخانه ای

اتوماسیون خدمات

از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود :

اتوماسیون ثابت، اتوماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف

اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .

اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .

اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبدی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکار گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشندinfoemation  society  commission 2033  ) ).

اداره مجازی  ( Virtual   office )

گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود . اولین اتوماسیون داری ( Office ) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد . بعد ها نیاز های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد . موقعیتهای از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره  مجازی نامیده می شود ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مداوم ، بکار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار   می برد . افزایش بهره وری می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم ، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که  توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روش های ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند ( مک لوید ، ص ۳۹۴- ۳۹۳ )

Efficiency بهره وری

۲ – ۲۹   سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری

برای ارائه راه حلهای موثر به منظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی

کاربران سیستم :

هر کس که داده های شخصی را نگهداری می کند ، اسناد را تهیه می کند و یا  محاسبه انجام       می دهد .

اثر روی ارتباطات :

از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبلی واژه پردازها و نرم افزار های نمایش اسلاید مانند  پاورپوینت .

اثر روی تصمیم گیری :

ازطریق کاربری های الکترونیکی مانند  ام . اس . اکسل و دیگر نرم افزار ها ی تجزیه و تحلیل اطلاعات .

نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری  ( OAS )

مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.

مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاه ها یا نگهداری آنها .

مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید .

سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی  ( ECS )

مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .

مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاه های  جدید، کنفرانسهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده است .

مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی .

سیستم های اطلاعاتی عملیاتی  ( TPS )

مثالهای فروش : استفاده  از پی . او. س برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری  اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.

مثالهای تولید : ردیابی حرکت کار های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .

مثالهای مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران .

سیستم های اطلاعاتی مدیریت  ( MIS )

مثالهای فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .

مثالهای تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .

مثالهای مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.

سیستم های مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS )

مثالهای فروش : مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش ، مدلسازی دده های بازار یابی برای تجزیه تحلیل فروش

مثالهای تولید : مدلسازی برای تعیین الویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاه ها بر اساس شرایط جاری ، مدلسازی داده های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید .

مثالهای  مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها ، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام.

 

سیستم های اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES )

مثالهای فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه های فروش .

مثالهای تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .

مثالهای مالی : کمک به حوزه مالی برای رد یابی هزینه های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .

سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری  ( OAS )

سیستم های اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستم ها از ابزار ها و نرم افزار های عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro   نمایش اسلاید ها مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess   استفاده می شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستم های اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده      می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستم های اتوماسیون اداری به آنها پرداخته نمی شود .

شاید رایج ترین سیستم های اطلاعاتی ، همین سیستم های اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها  استفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری  طلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار های سیستم های اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج سازمانهاست .

برخی سازمانها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار های مستقل سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در آنها طراحی و پشتیبانی نمود ( زرگر ، ص ۳۱ : ۱۳۸۳)

نگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستم های اتوماسیون اداری تحقق می یابد .

با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیامهای عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان   می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستم های صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستم های اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند .

سیستم های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستم ها به کارکنان کمک می کنند تا بتوانند به صورت کارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است، دسترسی داشت . کاربرد سیستم های ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی ستفاده می کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای کار ، از این قابلیت‌ها برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شد. اما اخیراً از این سیستم ها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می شود .

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی اسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .