اجرای هر تصمیمی نیاز به ساز و کار، رویه و نظام دارد، تا بتوان آن را به درستی پیش برد. هر چه حوزه ی تأثیرگذاری تصمیمات بزرگ تر باشد، اهمیت این موضوع نیز بالاتر می رود. تصمیمات برون سپاری نیز از این امر مستثنی نیستند. از این رو اجرای تصمیات برون سپاری در یک بنگاه اقتصادی، نیاز به فرایند و ساز و کار دارد. در این قسمت، در پاسخ به این پرسش که چگونه می توان برون سپاری نمود و تصمیمات برون سپاری چگونه به مرحله ی اجرا در می آیند، یک فرایند عمومی ساختار یافته و گام به گام ارائه و تشریح خواهد شد.
الگوی اجرایی برون سپاری موردنظر که تصویر کلی آن در شکل ۲-۱ آمده، مشتمل بر پنج گام اصلی و یک گام با عنوان اقدامات اولیه و پیش نیازی است که هم در اجرای هر یک از گام ها، و هم در حین انتقال از هر گام به گام بعد ملاحظات ویژه ای مورد نیاز خواهد بود. در این قسمت، به طور خلاصه به بیان این گام ها خواهیم پرداخت و توضیحات مشروح در مورد هر یک از گام ها را به قسمت های بعدی موکول خواهیم کرد.
الگوی اجرایی مورد بررسی، نتیجه خلاصه مطالعه و بررسی منابع و مراجع مختلف در مقوله ی برون سپاری و به ویژه الهام گرفته از مرجع است. البته، تجربیات مؤلفان در استفاده از الگوی یاد شده نشان می دهد که این الگو تا حد زیادی مناسب شرایط بنگاه های کوچک و متوسط است. هر چند، در مورد سازمان های بزرگ نیز الگوی یاد شده در زیر مجموعه های آن ها به راحتی قابل به کارگیری است، ضمن اینکه اسناد سازمان های بزرگ ممکن است به عنوان یکی از وظایف و مأموریت های ارزش آفرینانه ی خود برای شرکت های زیر مجموعه، نقش تسهیل گر و پشتیبانی کننده را در قبال اجرای برون سپاری اثر بخش در درون زیر مجموعه های خود متقبل شوند(سید جوادین وحسنقلی پور،۱۳۹۰).
شکل( ۲-۱) الگوی اجرایی برون سپاری
۲-۱-۷- اقدامات و پیش نیازی
برای آغاز اجرای فرایند برون سپاری در هر سازمانی، انجام مجموعه ای از اقدامات اولیه، الزامی و اجتناب ناپذیر است. نتیجه ی انجام این اقدامات، فراهم کردن بستری مناسب برای اجرای فرایند برون سپاری خواهد بود. اهم این اقدامات به ترتیب زیر قابل بحث هستند:
۲-۱-۷-۱- خواست و عزم قاطع مدیریت ارشد
مهمترین اقدامات اولیه در راستای استقرار فرایند برون سپاری در یک سازمان، خواست و عزم قاطع مدیر ارشد سازمان یا هیأت مدیره مبنی بر لزوم و ضرورت برون سپاری برخی از (یا همگی) فعالیت های سازمان و ترمیم مزایای بالقوه ی منتج از اجرای آن است. طبعاً هر حرکتی در سازمان که مدیر ارشد حامی و پشتیبان آن نباشد، حرکتی عبث و منجر به شکست خواهد بود و قاعدتاً هیچ یک از مدیران میانی یا عملیاتی سازمان، بدون جلب حمایت مدیریت ارشد سازمان، مجاز به برون سپاری فعالیت های حیطه ی نظارت خود نخواهد بود.
۲-۱-۷-۲- انتخاب شورای راهبری و مسؤول شورا
یکی از مهم ترین اقدامات لازم در زمینه ی فراهم آمدن بستر مناسب اجرای برون سپاری اثر بخش، انتخاب « شورای راهبری برون سپاری» است. وظایف عمده ی این کمیته که تشکیل آن بر عهده ی مدیریت ارشد سازمان است، به صورت زیر بیان می شود:
۱- سیاست گذاری کلان در زمینه ی تعیین حدود برون سپاری و مشخص کردن نامزدهای اصلی.
۲- تعیین سیاست ها، استراتژی ها و چارچوب های کلان تصمیم سازی در مقولات ارزیابی و انتخاب تأمین کنندگان، مفاد قراردادها، شیوه های اتخاذ تصمیمات برون سپاری و سایر نکات مربوط .
۳- تعیین اعضای کمیته اجرایی برون سپاری.
۴-نظارت بر چگونگی اجرایی برون سپاری و تعاملات با تأمین کنندگان.
۲-۱-۷-۳- هدف گذاری شفاف
یکی از اقدامات اولیه و اساسی جهت بسترسازی اجرای برون سپاری، هدف گذاری روشن است. هدف گذاری کلان در این ارتباط توسط مدیریت ارشد و شفاف سازی این اهداف به صورت اهداف قابل عملیاتی شدن توسط شورای راهبری انجام می شود. این اقدام می تواند با پاسخ به سؤالات زیر محقق شود:
۱- با اجرای برون سپاری در سازمان ما، چه مسائل از سازمان حل می شود؟
۲- به طور روشن و معین، برای اجرای برون سپاری در سازمان چه ضرورت ها و دلایلی وجود دارد؟
۳- برای حل مسائل مورد نظر غیر از برون سپاری، چه گزینه های دیگری قابل بررسی است؟
۴- نتایج مورد انتظار از اجرای برون سپاری چیست؟
۵- موانع و محدودیت های اجرای برون سپاری در سازمان ما کدام اند؟
۲-۱-۷-۴- طراحی فرایند اجرایی و تقسیم وظایف و مسؤولیت ها
در این قسمت، لازم است وظایف و مسؤولیتهای شورای راهبری، تیم اجرایی، هر یک از اعضای آنها و نیز هر یک از بخشهای سازمان (اعم از تولید،طراحی،انبار،تضمین کیفیت،مالی،خرید،برنامه ریزی و …) در قبال فرایند برون سپاری روشن و معین گردد.
۲-۱-۷-۵- ایجاد زبان مشترک بین افراد و گروه های درگیر در فرایند
هم شورای راهبری و هم تیم اجرایی باید تلاش خود را بر پدید آوردن زبان و برداشت مشترک از اهداف، الزامات و چگونگی فرایند برون سپاری متمرکز کنند؛ ضمن این که در مورد کارکنانی که احتمالاً ممکن است تحت تأثیر اجرای برون سپاری، شرایط شغلی آن ها تغییر کند، باید ظرافت و دقت کافی داشته باشند.
